Isaque Victor cursos gratuitosNesta aula
Quem confere o total é você.
A IA lê uma nota e preenche a planilha. Mas valor errado vira pagamento errado. Hoje você aprende a ganhar tempo sem perder o controle.
- Levar o dado do arquivo para a planilha
- Pedir campos certos, com data e número limpos
- Conferir antes de confiar
O caso da oficina
Uma oficina recebe 40 notas de fornecedores por mês, em PDF e em foto. A Dona Rita digita fornecedor, data e valor, uma a uma. Cada nota leva 4 minutos. São quase 3 horas por mês.
A ideia: a IA lê e preenche. Dona Rita só confere.
Três caminhos do arquivo ao texto
- PDF com texto: um nó extrai o texto direto. É o mais barato.
- PDF escaneado ou foto: a IA lê a imagem.
- Arquivo grande: há limite de tamanho. Se passar, o fluxo falha.
Veja também o seu e-mail: anexos grandes podem nem chegar ao fluxo.
O pedido de extração
O "null" é importante. Sem ele, a IA tenta adivinhar um campo que não existe.
Data e número também pedem cuidado. Peça a data como 2026-03-04, e o total como 1250.00. Assim a planilha não troca dia com mês, nem vírgula com ponto.
Coisa de profissional
Quando você manda uma foto para a IA, o arquivo vai, mas o nome dele e os dados escondidos (metadados) não. A documentação da OpenAI diz que o modelo não processa o nome original do arquivo nem os metadados. Então, se a data da foto está só no nome ("nota-04-03.jpg"), a IA nunca a viu. Quem tem prática passa esses dados escritos no próprio pedido, como "esta nota foi recebida em 2026-03-04". Outro cuidado vem da Zapier: se um campo comum de arquivo recebe vários arquivos separados por vírgula, só o primeiro é enviado e os outros são ignorados sem aviso.
Documentos que chegam no Brasil
Cada documento tem seus campos. Nota fiscal: fornecedor, CNPJ, data e total. Boleto: beneficiário, vencimento e valor. Comprovante de Pix: quem pagou, valor e data. Crie um pedido para cada tipo, em vez de um pedido único para tudo. O resultado fica mais certo e mais fácil de conferir.
Se o documento não for do tipo esperado, o fluxo deve mandar a linha para uma aba "Revisar", e não tentar adivinhar.
A coluna Conferido
Crie na planilha uma coluna chamada Conferido, que começa vazia. O fluxo preenche as outras e deixa esta em branco. Quando a Dona Rita bate o valor com a nota de papel, escreve "ok".
Regra da casa: linha sem "ok" não vai para pagamento.
Também teste: crie cinco documentos inventados, um deles com CNPJ inválido de propósito. A IA deve devolver o que está escrito, e a conferência pega o erro.
Testar com dez documentos
Misture: cinco notas boas, duas fotos tortas, um PDF vazio, um boleto e um documento que nada tem a ver. Anote, campo por campo, o que saiu certo, o que veio null e o que veio errado. Erro com cara de certo é o mais perigoso. Ele só aparece quando você compara com o papel.
Cuidado
Nota de pessoa física tem CPF, que é dado pessoal. Em cota gratuita de API, o texto pode ser usado pelo provedor. Use serviço pago ou apague o CPF antes.
Prática · 10 min
- Crie cinco documentos fictícios em texto simples, um com CNPJ inválido de propósito.
- Rode o pedido desta aula em cada um. Anote se cada campo saiu certo, null ou errado.
- Crie a coluna Conferido e defina quem preenche.
Resumo
- Arquivo é dado: PDF com texto, imagem e arquivo grande têm caminhos diferentes.
- Peça JSON, com "null" quando não achar e sem inventar.
- Data em ano-mês-dia; número com ponto.
- O modelo não vê o nome do arquivo nem os metadados.
- Coluna Conferido: linha sem "ok" não vai para pagamento.
Fontes
Lidas em 30 de outubro de 2026.
- OpenAI. Images and vision: nome e metadados do arquivo não são processados
- Zapier. Send files in Zap workflows: vários arquivos num campo
- Anthropic. PDF support: PDF como texto e como imagem
- IETF. RFC 3339: formato de data
- Brasil. Lei 13.709/2018 (LGPD): artigos 5º, 6º e 46
Quiz da aula
Três situações para aplicar o que viu.