Preparando os documentos da empresa

Lixo entra, lixo sai

Se a pasta tem três versões do mesmo contrato, a IA pode responder com a antiga. Se tem uma tabela de preços de 2022, ela pode citar o preço de 2022. A IA não sabe qual é a certa. Quem sabe é você.

Limpeza em quatro passos

1. Apague duplicatas e versões antigas. Guarde-as fora da coleção.
2. Dê nomes claros. "manual-atendimento-2026.pdf" é melhor que "final2 (copia).pdf".
3. Prefira texto de verdade. PDF escaneado como foto precisa de leitura de texto antes.
4. Escreva a data de vigência no começo do documento.

O que entra e o que não entra

Comece com uma coleção pequena e boa. Cem documentos bem cuidados rendem mais do que mil bagunçados.

Quem pode ver o quê

Pergunte: se um estagiário digitar a pergunta, ele poderia abrir o arquivo? Se não, o arquivo não pode estar numa coleção que o estagiário acessa. Faça uma coleção por grupo: atendimento, financeiro, jurídico. Cada uma com um dono, a pessoa que mantém o conteúdo em dia.

Imagine um escritório de contabilidade que separou a pasta de folha de pagamento em coleção própria, só para o departamento pessoal. As dúvidas gerais ficaram numa coleção aberta a todos. Ninguém precisou desligar a IA para ficar tranquilo.

Uma rotina simples de manutenção

Documento muda. Preço sobe, política é revista, procedimento é trocado. Combine uma regra: quando o documento muda, o dono atualiza a coleção no mesmo dia. Uma vez por mês, o dono confere se não ficou nada velho. Quinze minutos por mês evitam a IA dizendo uma regra que já não vale.

E registre numa linha o que cada coleção contém, quem é o dono e quem pode acessar. Essa linha ajuda quando alguém sai da empresa ou quando você precisa explicar o sistema a um auditor.

Um exemplo do que dá errado

Imagine uma empresa que colocou tudo numa pasta só: manuais, contratos e a planilha de salários. Funciona lindamente nos testes. Na semana seguinte, um funcionário novo pergunta "qual o salário do gerente?" e a IA, que só quer ajudar, responde. Ninguém errou de má-fé: o sistema simplesmente não sabia quem podia ver o quê. A correção é separar a planilha numa coleção do departamento pessoal.

Por isso a regra é simples: pense nas permissões antes de subir o primeiro arquivo, e não depois do primeiro susto.

Perguntas para o dono da coleção

• Este documento está em vigor hoje?
• Existe outra versão dele em algum lugar?
• Quem pode ler este arquivo hoje, fora a IA?
• Quando foi a última revisão?