Dados e segurança nas automações

Chaves num lugar só

Uma chave de acesso é como a chave da loja. Ela fica no cofre da ferramenta, que esconde o valor depois de salvo. Nunca em planilha, em e-mail, em mensagem ou dentro do pedido enviado à IA.

Por que isso importa

Imagine que o fluxo de lembretes usa a conta pessoal da gerente, com acesso a todo o Drive. Um dia ela sai da empresa e a conta é fechada. O fluxo para, e ninguém sabe o motivo. Pior: se alguém invade essa conta, entra em tudo.

Com uma conta da empresa, que só enxerga a planilha de lembretes, os dois problemas somem.

Permissão mínima

Pergunte a cada fluxo: o que ele precisa mesmo? Se só lê uma planilha, a conta dele só lê aquela planilha. Se o fluxo for invadido, o estrago fica no tamanho da permissão.

• Use uma conta da empresa, não a pessoal de alguém.
• Revise de tempos em tempos quem edita o fluxo, e tire quem saiu.
• Ligue o segundo fator em todo mundo.

O que sai para a IA

Cada passo de IA manda texto para fora. Mande só os campos necessários. Para classificar uma mensagem, o nome do cliente não ajuda. Tire. E defina por quanto tempo o histórico de execuções e a planilha guardam os dados. Dado que não existe não vaza.

LGPD em linguagem simples

• Finalidade: use o dado só para o que a pessoa esperava.
• Necessidade: use o mínimo possível.
• Segurança: proteja contra acesso indevido.
• Revisão: decisão tomada só por máquina pode ser revista a pedido da pessoa.

O checklist em dez itens

1. Credenciais só no cofre da ferramenta.
2. Nenhuma chave em planilha, prompt ou e-mail.
3. Conta da empresa, não pessoal.
4. Acesso só à planilha necessária.
5. Quem edita o fluxo, revisado, com segundo fator.
6. O passo de IA recebe só os campos necessários.
7. Nenhum dado sensível em IA na nuvem.
8. Prazo de guarda definido para histórico e planilha.
9. Mensagem iniciada pela empresa tem consentimento e saída.
10. O fluxo não decide sozinho nada que afete a vida de alguém.

O que não automatizar

Decisão que muda a vida de alguém: negar crédito, demitir, recusar atendimento. Conversa sobre saúde ou dinheiro delicado. Resposta a reclamação grave. Nesses casos, a ferramenta pode juntar os dados e rascunhar, mas quem decide é uma pessoa.

Quanto tempo guardar

Pergunte: por quanto tempo este dado me serve? Um lembrete de consulta, só até o dia da consulta. A lista de contatos, enquanto a pessoa for cliente. O histórico de execuções guarda o que entrou em cada rodada, então tem dados de clientes ali também. Defina um prazo, escreva na ficha e apague no dia.